自己的对外显示：发出去的邮件名也是一张名片，让对方快速对你建立印象，公司、部门、所在地都是可以通过邮件名体现出来的，尤其是一些跨国、大型企业在这方面做得非常好。
工作邮件结构
地址、主题（标题）、抬头
【地址】
收件人：分清收件人和抄送人的区别 - 收件人和抄送人同样是邮件的一部分，对这两栏的安排也能够传递大量的信息。一般情况下，约定俗成的规则是，只有收件人一栏中的联系人才是邮件真正发送的对象。也就是说邮件里的话是说给这一栏中的人听的。而抄送栏中的联系人，只是旁听的身份。这种旁听的身份，或许是因为是收件人一栏中联系人的上下级，需要对提及的事情有所知晓，或者是因为邮件中被提到，加入抄送一栏以示礼貌，原因不一而足。这其中微妙的差别，就需要发件人好好的捉摸，是否在收件人和抄送人的安排上给出了与邮件内容相矛盾的信息。
自己的对外显示：发出去的邮件名也是一张名片，让对方快速对你建立印象，公司、部门、所在地都是可以通过邮件名体现出来的，尤其是一些跨国、大型企业在这方面做得非常好。
【主题】
在主题中用<行动>、<信息>或<请求>等字眼一目了然的概括你希望收件人所采取的行动，同时用关键信息勾勒出邮件的主要内容，比如"<信息> 2014年4月3日与王经理的销售会议总结”和“<请求> 研发部2014年5月份分离机采购申请”这样的标题，就比单纯的“会议总结”、“采购申请”带给收件人更多的有效信息。
【抬头】
称呼与问候礼多人不怪，礼貌性称呼是商务邮件不可或缺的内容。开场一定要说“XX你好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职称，例如“刘经理你好”，哪怕搞不清楚对方职位，叫声“唐老师你好！”总是不会错的。结尾的时候不要偷懒，加几句祝福的话显得非常周到。切忌：要搞清楚对方职位和性别再叫，否则慎用。而且不熟悉的人不要叫人家的昵称，如果是三个字的名字尽量不要叫人家全称。（你应该知道当你父母叫你全名的时候都没啥好事吧，这么叫通常都有些敌意。）
正文、附件
【正文】
1.正文首先要求简明扼要，多用短句，毕竟大家都习惯了短阅读，内容一长可能没耐心看完，也会容易遗漏里面的重要信息；
2. 行文通顺这是最基本的技能了，避免文字中出现歧义，如果觉得表达不清楚，可以通过图片、表格、链接等形式加以说明，尽可能让信息通畅；
3. 语气尽量用论述的，少谈及个人情感，而且尽量少用感叹号。如果你看过杜拉拉升职记，里面就有一个情节说杜拉拉的两个手下吵起来了，一查原因是两个都特别爱在邮件里用感叹号，语气越来越强硬，最后闹得不可开交；
4. 尽量一次**待清楚，如果反复丢三落四，错字连篇，就会给人非常不专业的印象，想要在客户和老板那里得到尊重就更不太可能了；
5. 如果有重要的信息，适当用红字或者大两号字提醒，但一封邮件里的重要提醒不可多于3处，如果一封邮件里有10个重点，那跟没有重点是一样的。
【附件】
传递附件可能是许多邮件的主要目的，但附件也不是随便加的。1. 首先如果有附件的话，正文里一定要有提示，并且要对附件有一定的说明，如果附件是一个特殊格式的，必须说明一下附件用什么工具打开，时间允许的话甚至可以提示对方去哪里**或如何打开；2. 附件一定要有一个有意义的名字，我收到过大量的简历的名字就叫“简历”，麻烦请换位思考一下，这个简历在你电脑上是独一无二的，但在我电脑上就没有任何意义，请把名字命为“XXX应聘小黄人科技策划运营职位的简历”这样有意义的名字；3. 如果附件超过5M，甚至20M以上，邮件传递就会特别慢，建议把文件放在网盘上，把链接和密码附上，又快又贴心；4. 附件的数量3个以内为宜，如果超过请用压缩包传输，但不要用除了RAR/ZIP以外的格式，否则解压又是个麻烦。千万别小看了附件哦！
恭祝语、签名档
邮件签名
签名的重要性不言而喻，是别人找你联系方式的地方，所以这里要清晰地标名你所在的公司、部门、职位、联系方式。但是信息一定不要太多，许多人的签名里有十几行内容，甚至经常比邮件正文都长；还有一些不太重要的信息就不要放进来了，我到现在还能收到一些人的签名里带有MSN号码，真是上个世纪的人。