用于说明某一问题在事实上或法律方面的细节，或明确外交会谈中的谈话内容；陈述、补充自己的观点、或反驳对方的观点。交涉中为使对方便于记忆谈话内容或避免误解，既可将谈话内容预先准备妥当，谈后面交对方，也可在事后送交。可作为照会的附件，也可单独使用。其郑重性仅次于照会。
备忘录有什么特点？备忘录是备忘录通信的简化书面形式，用于各级机关、企事业单位与社会团体内部之间的交流。在英文中“备忘录”通常缩写为memo。其特点一是形式灵活多样，它一般装订成薄册，或放置案头，或随身携带；二是写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒、备忘的作用即可。至于那些属于外交或经济法规类文书的备忘录，本书不作研究。
在备忘录中不需要签名或表示敬意的结束语。